Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

2. Übersicht der Verarbeitungen

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.

Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen)
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern)
• Inhaltsdaten (z.B. Voicemails, Transkriptionen)
• Nutzungsdaten (z.B. besuchte Seiten, Zugriffszeitpunkt)
• Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen)
• Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie)
• Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindungen, Rechnungen, Zahlungshistorie)

3. Rechtsgrundlagen

Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) – Die betroffene Person hat ihre Einwilligung in die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegeben.
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) – Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) – Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich (z.B. steuerliche Aufbewahrungspflichten).
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) – Die Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen.

4. Hosting und Infrastruktur

Wir hosten die Inhalte unserer Website auf Servern in Deutschland und der Europäischen Union. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Bereitstellung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Bereitstellung des Online-Angebots und Server-Logs

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisch Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Erfasste Daten:

• IP-Adresse (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• Übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt (Referrer)
• Browser und Betriebssystem
• Sprache und Version des Browsers

Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Verarbeitung ist erforderlich für die technische Bereitstellung und Sicherheit des Online-Angebots.

Speicherdauer: Server-Logfiles werden nach 30 Tagen gelöscht.

6. Google Fonts

Wir nutzen zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten sogenannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden.

Verwendete Schriftart: Inter

Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in Ihren Browser-Cache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde.

Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote.

Datenschutzerklärung von Google

7. Google Analytics

Wir nutzen auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited („Google"), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Measurement-ID: G-1FKTN5M8WN

Verarbeitete Daten:

• Anonymisierte IP-Adresse
• Besuchte Seiten und Verweildauer
• Technische Informationen (Browser, Betriebssystem, Bildschirmauflösung)
• Ungefährer geografischer Standort (Land/Region)
• Referrer-URL

IP-Anonymisierung: Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert. Dadurch wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der EU oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor der Übermittlung in die USA gekürzt.

Cookies: Google Analytics verwendet Cookies, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Widerruf/Opt-Out: Sie können die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie Ihre Einwilligung im Cookie-Banner widerrufen oder das von Google bereitgestellte Browser-Add-On zur Deaktivierung von Google Analytics installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Datenschutzerklärung von Google

Matomo (Besucherzählung ohne Cookies)

Unabhängig von dieser Einwilligung zählen wir auf denselben öffentlichen Seiten Besuche mit Matomo. Matomo ist eine Statistiksoftware, die wir selbst auf unseren Servern in Deutschland betreiben; es werden keine Daten an Dritte übermittelt. Matomo setzt keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Verarbeitet werden die aufgerufenen Seiten, Zeitpunkt, Herkunft (z. B. Suchmaschine, verweisende Webseite, Kampagnenkennzeichen), Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmauflösung und Spracheinstellung sowie Klicks auf Schaltflächen, abgeschickte Formulare (nur die Art des Formulars), Beratungsanfragen und -buchungen, Registrierungs- und Anmeldeereignisse, Demo-Wiedergaben, Scrolltiefen sowie Checkout- und Kaufereignisse. Ihre IP-Adresse wird vor der Speicherung um zwei Bytes gekürzt (z. B. 192.168.x.x); ein Besuch lässt sich dadurch höchstens für einen Tag wiedererkennen. Einzelne Besuche löschen wir nach 180 Tagen, danach bleiben nur zusammengefasste Statistiken. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung unserer Webseite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sie können der Zählung durch Matomo jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), und zwar am Ende dieser Seite unter „Widerspruch gegen die Besucherzählung (Matomo)“. Sendet Ihr Browser das Signal „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“, zählen wir Ihre Besuche nicht.

8. Registrierung und Kundenkonto

Nutzer können ein Kundenkonto anlegen. Im Rahmen der Registrierung werden die erforderlichen Pflichtangaben den Nutzern mitgeteilt und zu Zwecken der Bereitstellung des Kundenkontos auf Grundlage vertraglicher Pflichterfüllung verarbeitet.

Verarbeitete Daten:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Name und Firmenname
• Telefonnummer
• Adressdaten (bei kostenpflichtigen Diensten)

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Vertragsabwicklung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

9. KI-Anrufbeantworter-Service

Im Rahmen unseres Kernservices verarbeiten wir Daten zur Bereitstellung des KI-gestützten Anrufbeantworters.

Verarbeitete Daten:

• Telefonnummern von Anrufern
• Audioaufnahmen von Voicemails
• Transkriptionen der Voicemails (KI-generiert)
• KI-Klassifizierung der Anrufinhalte (Kategorie, Priorität)
• Zeitstempel und Dauer der Anrufe

KI-gestützte Verarbeitung:

Wir setzen künstliche Intelligenz ein für:

• Transkription: Automatische Umwandlung von Sprache in Text
• Klassifizierung: Automatische Kategorisierung und Priorisierung von Nachrichten
• Text-to-Speech: Erstellung von personalisierten Ansagen

Hinweis: Es erfolgt keine vollständig automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die KI-Klassifizierung dient lediglich der Unterstützung und Organisation.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Speicherdauer: Voicemails und Transkriptionen werden gemäß Ihren Account-Einstellungen gespeichert und können jederzeit gelöscht werden. Bei Kündigung werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

10. Google-Nutzerdaten (Gmail, Google Kalender, Unternehmensprofil)

Wenn Sie in telefon.ki oder tinana Praxis Ihr Google-Konto verbinden, erhalten wir über die Google-APIs nur die Berechtigungen, die Sie bei der Verbindung ausdrücklich freigeben. Wir nutzen sie ausschließlich für die folgenden, für Sie sichtbaren Funktionen:

• Gmail (gmail.send): Versand von E-Mails, die Sie in der App auslösen (z. B. Terminbestätigungen und Erinnerungen), über Ihr eigenes Postfach. Wir lesen keine E-Mails aus Ihrem Postfach.
• Google Kalender (calendar.events, calendar.freebusy, calendar.calendarlist.readonly, calendar.app.created): Auswahl des Kalenders, Abfrage belegter Zeiten für die Terminvergabe sowie Anlegen, Bestätigen und Löschen der über die App gebuchten Termine.
• Google Unternehmensprofil (business.manage): Abruf und Pflege der Angaben Ihres Unternehmensprofils, wenn Sie diese Funktion nutzen.

Limited Use / Eingeschränkte Nutzung

The use and transfer of information received from Google APIs to any other app by telefon.ki and tinana Praxis will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Das bedeutet für Sie:

• Wir verwenden Google-Nutzerdaten nur, um die oben genannten Funktionen bereitzustellen und zu verbessern.
• Wir verkaufen diese Daten nicht, nutzen sie nicht für Werbung und geben sie nicht an Dritte weiter, außer dies ist für die Funktion nötig, gesetzlich vorgeschrieben oder Sie haben zugestimmt.
• Mitarbeitende sehen diese Daten nur mit Ihrer Zustimmung, zur Fehlerbehebung und Sicherheit oder wenn das Gesetz es verlangt.
• Google-Nutzerdaten werden weder roh noch abgeleitet verwendet, um allgemeine oder grundlegende KI- bzw. Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu trainieren oder zu verbessern.

Widerruf: Sie können die Verbindung jederzeit in der App trennen oder den Zugriff in Ihrem Google-Konto unter myaccount.google.com/permissions widerrufen. Danach greifen wir nicht mehr auf Ihr Google-Konto zu.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und Ihre Einwilligung bei der Verbindung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

11. Auftragsverarbeiter und Drittanbieter

Zur Erbringung unserer Dienste setzen wir spezialisierte Dienstleister ein:

12. Datenübermittlung in Drittländer

Sofern wir Daten in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums) verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage folgender Garantien:

• EU-US Data Privacy Framework: Für zertifizierte US-Unternehmen (z.B. Stripe, Google) besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
• Standardvertragsklauseln (SCCs): Mit anderen Drittlandanbietern haben wir die von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

13. Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon) werden die Angaben des Anfragenden zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch nach 3 Jahren.

14. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden verschiedene Arten von Cookies:

Essenzielle Cookies (technisch notwendig)

• Authentifizierung und Session-Management
• Speicherung von Benutzereinstellungen
• Sicherheitsfunktionen (CSRF-Schutz)
• Cookie-Consent-Speicherung

Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – Diese Cookies sind für die sichere Bereitstellung des Dienstes erforderlich.

Analyse-Cookies (optional)

Mit Ihrer Einwilligung setzen wir Analyse-Cookies ein (siehe Abschnitt 7. Google Analytics).

Die cookielose Matomo-Zählung erfolgt ohne Einwilligung; nähere Informationen finden Sie im Abschnitt zur Besucherzählung.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG).

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über den Cookie-Banner anpassen.

15. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

16. Allgemeine Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen:

• Vertragsdaten: Während der Vertragslaufzeit + 10 Jahre (§ 147 AO)
• Rechnungen: 10 Jahre (§ 147 AO)
• Geschäftskorrespondenz: 6 Jahre (§ 257 HGB)
• Voicemails/Transkriptionen: Nach Kundeneinstellung, max. bis Vertragsende
• Server-Logs: 30 Tage

17. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einlegen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
  Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
  Kavalleriestraße 2-4
  40213 Düsseldorf
  www.ldi.nrw.de

18. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Soweit Sie ein Kundenkonto anlegen oder unsere Dienste nutzen möchten, ist die Bereitstellung bestimmter Daten (E-Mail-Adresse, ggf. Zahlungsdaten) erforderlich. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht abschließen bzw. die Leistungen nicht erbringen.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.