Häufig gestellte Fragen

telefon.ki nimmt eingehende Anfragen für Sie an und legt sie als lesbaren Text ab — sortiert nach Anliegen und Dringlichkeit. Im Kern ist das ein KI-Anrufbeantworter: Er nimmt ab, transkribiert und kategorisiert. Dazu kommen weitere Kanäle wie ein dialogfähiger Telefonagent, ein Chat-Widget für Ihre Website und Fax, die alle in einem gemeinsamen Posteingang zusammenlaufen.

telefon.ki ist ideal für Arztpraxen, Rechtsanwälte, Steuerberater, Immobilienmakler, E-Commerce-Unternehmen, Handwerksbetriebe und alle anderen Unternehmen, die viele Anrufe erhalten und keinen verpassen möchten.

Sobald der Anrufer aufgelegt hat, wandelt die KI die Aufnahme in Text um — das dauert in der Regel Sekunden. Anschließend erkennt sie das Anliegen, bewertet die Dringlichkeit und ordnet eine Kategorie zu. Danach geht die Benachrichtigung an Sie heraus. Die Originalaufnahme bleibt abrufbar, falls Sie eine Stelle nachhören möchten.

telefon.ki ist derzeit für den deutschsprachigen Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz) optimiert und unterstützt Deutsch als Hauptsprache.

Die Einrichtung ist einfach: Nach der Registrierung erhalten Sie eine persönliche Rufnummer oder verbinden Ihre bestehende Nummer. Sie können Begrüßungstexte anpassen und Kategorien für eingehende Anrufe definieren. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten.

Ja. Der übliche Weg ist eine Rufumleitung: Ihre Nummer bleibt, wo sie ist, und Anrufe laufen zu telefon.ki, wenn Sie nicht erreichbar sind. Alternativ erhalten Sie eine eigene Nummer von uns. Wenn Sie Ihre Rufnummer vollständig zu uns mitnehmen möchten, ist auch eine Portierung möglich — sprechen Sie uns dafür an, wir prüfen sie für Ihren Anschluss.

Sie leiten Ihre bestehende Nummer per Rufumleitung auf die Nummer von telefon.ki. Das geht bei allen deutschen Anbietern mit einer kurzen Tastenkombination am Telefon oder in der Weboberfläche Ihres Anbieters — meist in unter zwei Minuten. Sinnvoll ist die Umleitung bei Besetzt und bei Nichtmeldung, dann fängt telefon.ki genau die Anrufe auf, die sonst verloren gehen. Eine Anleitung je Anbieter finden Sie im Ratgeber „Rufumleitung einrichten".

Nein, telefon.ki ist eine Cloud-basierte Lösung. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang, um auf Ihr Dashboard zuzugreifen und Ihre Nachrichten zu verwalten.

Ihre Nachrichten liegen auf Servern in Deutschland. Die Aufbewahrungsfristen für Nachrichten, Anfragen und Dokumente legen Sie in den Datenschutz-Einstellungen selbst fest. Einzelne Nachrichten können Sie jederzeit selbst löschen.

Sie können wählen, wie Sie benachrichtigt werden möchten: per E-Mail oder per SMS. Pro Anrufkategorie lässt sich festlegen, wer benachrichtigt wird und wie viel Inhalt die Nachricht enthält — von der vollständigen Transkription mit Anruferdetails und Kategorie bis zu einem knappen Hinweis ohne Inhalt, wenn die Nachricht sensibel ist.

Ja. Sie schreiben den Text einfach ein und wählen eine von über 30 Stimmen, die ihn vorliest — für Urlaub, Feiertage oder kurzfristige Änderungen genügen wenige Minuten. Mehrere Ansagen lassen sich anlegen und verschiedenen Anrufbeantwortern zuweisen; wie viele Anrufbeantworter Sie betreiben können, hängt vom Paket ab.

Ja. Neben dem KI-Anrufbeantworter gibt es weitere Kanäle, die einzeln zuschaltbar sind: den dialogfähigen KI-Telefonagenten, der am Telefon ein Gespräch führt und Rückfragen stellt, ein Chat-Widget für Ihre Website mit geführten Formularen, Fax ohne Gerät sowie SMS. Alle Kanäle laufen in einem gemeinsamen Posteingang zusammen. Ein Teil davon befindet sich in der Beta-Phase und wird pro Konto freigeschaltet.

Der Anrufbeantworter nimmt eine Nachricht auf: Der Anrufer spricht, die KI transkribiert und kategorisiert. Der KI-Telefonagent (Beta) führt dagegen ein Gespräch — er erkennt das Anliegen, beantwortet hinterlegte Fragen selbst und fragt fehlende Angaben wie Rückrufnummer oder Wunschtermin nach. Am Ende steht statt einer Audiodatei ein ausgefüllter Vorgang. Beide Kanäle können parallel auf verschiedenen Rufnummern laufen.

Die KI analysiert den Inhalt jeder Nachricht und ordnet sie automatisch Kategorien zu, die Sie definieren können (z.B. "Terminanfrage", "Dringend", "Allgemeine Anfrage"). So behalten Sie den Überblick und können Prioritäten setzen.

Über Zuständigkeiten. Sie legen fachliche Bereiche an — etwa Terminvergabe, Abrechnung oder Notfall — und ordnen ihnen Personen zu. Anfragen gehen dann an die Zuständigkeit, nicht an eine einzelne Person, sodass die Konfiguration Urlaub und Personalwechsel übersteht. Für jede Anruf-Kategorie legen Sie fest, welche Zuständigkeit sie erhält; ist die KI-Klassifikation unsicher, greift eine Rückfall-Zuständigkeit. Diese Funktion ist als Beta verfügbar.

Ja, telefon.ki verfügt über eine integrierte Kontaktverwaltung. Sie können Kontakte manuell anlegen, importieren und mit eingehenden Anrufen verknüpfen.

Es gibt vier Pakete: Basis für 5,99 €/Monat (ein Anrufbeantworter mit KI-Transkription), Business für 11,99 €/Monat (drei Anrufbeantworter, Kontaktverwaltung, E-Mail-Integration), Business Plus für 24,99 €/Monat (zehn Anrufbeantworter, KI-Klassifizierung, HLR-Validierung, Priority Support) und Enterprise auf Anfrage. Alle Pakete sind monatlich kündbar. Die vollständigen Leistungen stehen auf unserer Preisseite.

Ja. Jedes Paket ist 14 Tage kostenlos testbar — ohne Kreditkarte, ohne Zahlungsdaten und ohne Mindestlaufzeit. In der Testphase können Sie den vollen Funktionsumfang des jeweiligen Pakets ausprobieren.

Die Abrechnung erfolgt monatlich per Kreditkarte (Visa, Mastercard), SEPA-Lastschrift oder Banküberweisung. Enterprise-Kunden erhalten auf Wunsch Rechnungen mit individuellem Zahlungsziel. Ihren Tarif können Sie jederzeit im Dashboard wechseln oder kündigen — ohne Mindestlaufzeit.

Ja, für Unternehmen mit hohem Anrufaufkommen bieten wir individuelle Enterprise-Tarife mit Mengenrabatten. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.

Die Übertragung ist verschlüsselt, verarbeitet und gespeichert wird ausschließlich auf Servern in Deutschland. Den Auftragsverarbeitungsvertrag schließen Sie direkt im Dashboard ab. Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und über die Aufbewahrungsfristen bestimmen Sie selbst, wie lange Daten liegen bleiben.

Nur Sie und von Ihnen autorisierte Teammitglieder haben Zugriff auf Ihre Nachrichten. Unsere Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf Ihre Inhalte, außer Sie bitten uns um technischen Support.

Ja, telefon.ki ist vollständig DSGVO-konform. Wir verarbeiten alle Daten in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung. Details finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Löschen können Sie jederzeit selbst: einzelne Nachrichten im Dashboard, und über die Aufbewahrungsfristen läuft das Löschen automatisch. Für eine vollständige Kopie Ihrer Daten oder die Löschung des gesamten Kontos genügt eine Nachricht an uns — das ist Ihr Recht nach DSGVO und wir setzen es fristgerecht um.

Sie erreichen unseren Support per E-Mail unter kontakt@telefon.ki oder telefonisch unter 02054 8603 8305 6417 1. Wir antworten in der Regel innerhalb von 24 Stunden.

Im Dashboard finden Sie ein Hilfe- und Supportzentrum mit Anleitungen zu allen Funktionen, dazu die Ratgeber hier auf der Website. Für die Einrichtung nehmen wir uns auf Wunsch persönlich Zeit — melden Sie sich einfach.

Unser Support erreichen Sie per E-Mail und telefonisch. Im Paket Business Plus ist Priority Support enthalten, Enterprise-Kunden vereinbaren feste Reaktionszeiten per SLA. Bei Störungen, die den Anrufeingang betreffen, hat die Wiederherstellung Vorrang vor allem anderen.