Ändert sich etwas, wenn ich nur den Anrufbeantworter nutze?

Nur wenn Sie wollen. Solange das Routing über Zuständigkeiten ausgeschaltet ist, werden Anrufe klassifiziert und wie bisher zugestellt. Sie können Zuständigkeiten anlegen und ausprobieren, ohne die Zustellung umzustellen.

Was passiert, wenn eine Zuständigkeit keine Mitglieder hat?

Dann greift die Rückfall-Zuständigkeit, und wenn auch die leer ist, erreichen die Vorgänge Inhaber und Administratoren. Es geht kein Anruf verloren, weil eine Gruppe unbesetzt ist.

Sehen alle Mitarbeiter alle Anrufe?

Das steuern Sie über Zuständigkeiten und Sichtbarkeiten. Der Posteingang zeigt jedem standardmäßig, wofür er zuständig ist; wer alles sehen darf, sieht alles. In Praxen und Kanzleien ist genau diese Trennung meist der Grund für die Einführung.

Baustein · BetaBeta

Alles, was hereinkommt. An einer Stelle.

Anrufe, Sprachnachrichten, Chats, Faxe und ausgefüllte Formulare landen im selben Posteingang — mit Priorität, Frist und der Person, die sich kümmert.

Diese Funktion ist eine Beta

Diese Funktion ist als Beta im Dashboard verfügbar: Sie ist nutzbar und wird produktiv eingesetzt, wächst aber noch. Wir erweitern sie laufend und freuen uns über Rückmeldungen. Ob sie in Ihrem Paket freigeschaltet ist, sehen Sie im Dashboard unter „Abo & Paket“ — oder Sie fragen uns einfach.

Je mehr Kanäle, desto größer die Gefahr, dass etwas liegen bleibt. Der Posteingang von telefon.ki löst das an der Wurzel: Jeder eingehende Vorgang — egal über welchen Kanal — wird zu einer Anfrage mit Typ, Priorität, Frist und Zuständigkeit. Nicht jeder sieht alles; jeder sieht, was er bearbeiten soll.

Funktionen im Überblick

Kanalübergreifend

Sprachnachricht, Anruf, Chat, Fax, ausgefülltes Formular: Alles wird zu einem Vorgang in derselben Liste, mit Herkunft und vollständigem Verlauf.

Zuständigkeiten statt Namen

Sie legen fachliche Bereiche an — Terminvergabe, Abrechnung, Notfall — und ordnen Personen zu. Anrufe gehen an die Zuständigkeit, nicht an eine Person. Die Konfiguration überlebt Urlaub und Personalwechsel.

Kategorie steuert die Verteilung

Die KI klassifiziert den Vorgang, und die Kategorie entscheidet, welche Zuständigkeit ihn bekommt. Kategorien ohne Zuordnung greifen auf eine Rückfall-Zuständigkeit zurück — eine Teilkonfiguration ist ein gültiger Zustand.

Vorsicht bei unsicherer KI

Sie legen fest, wie sicher die Klassifikation sein muss. Ist die KI unsicherer, geht der Vorgang an den Rückfall statt an die Fachgruppe. Ein Vorgang, der eine Station länger braucht, ist besser als ein falsch zugestellter.

Fristen und Priorität

Pro Anfragetyp hinterlegen Sie Standardpriorität und Bearbeitungsfrist. Der Posteingang zeigt, was läuft, was drängt und was überfällig ist.

Kein doppeltes Bearbeiten

Öffnet jemand einen Vorgang, sehen die anderen das. Der Hinweis verfällt automatisch, wenn nichts passiert — ein Schutz, keine Sperre.

Nachvollziehbare Zustellung

Zu jedem Vorgang steht, welcher Workflow gegriffen hat und welchen Weg er durch die Regeln genommen hat. Die Frage „warum liegt das bei mir?“ hat eine Antwort.