Mit Vorgängen arbeiten
Wie der Posteingang aufgebaut ist und was ein Vorgang ist
Zuletzt aktualisiert: 9. Oktober 2026
Der Posteingang zeigt Ihre Vorgänge. Ein Vorgang ist ein Anliegen einer Person – egal, ob es per Anruf, Fax, Chat oder Formular hereinkam. Mehrere Ereignisse derselben Person zum selben Thema stehen als ein Eintrag in der Liste.
Was eine Zeile zeigt
- Betreff – fett mit Punkt, solange der Vorgang ungelesen ist
- Kontakt oder Rufnummer, die Kanäle (z. B. Anrufbeantworter, Verpasster Anruf, Fax, Chat, Formular, KI-Agent) und die Zahl der Ereignisse
- das erkannte Anliegen
- rechts die Abzeichen Dringend (Priorität P4 und P5), Wartet oder Erledigt und die Zeit der letzten Aktivität
Offene Vorgänge haben kein eigenes Abzeichen.
Die Reiter
| Reiter | Was er zeigt |
|---|---|
| Heute | Offen und Ihnen zugewiesen – oder an Ihre Gruppen geroutet, noch nicht übernommen und dabei ungelesen, dringend oder heute fällig |
| Meine Gruppen | Offen und an eine Ihrer Zuständigkeitsgruppen geroutet |
| Mir zugewiesen | Offen und von Ihnen übernommen |
| Mehr → Alle | Alles Offene des Kontos |
| Mehr → Nicht zugewiesen | An Ihre Gruppen geroutet, aber noch von niemandem übernommen |
| Mehr → Erledigt | Abgeschlossene Vorgänge |
| Mehr → Spam | Als Spam abgewiesene Anrufe – sie erscheinen in keinem anderen Reiter |
Neues während der Arbeit
Kommt etwas Neues herein, erscheint über der Liste ein Hinweis wie „1 neuer Vorgang“. Mit Liste aktualisieren übernehmen Sie ihn – die Liste springt also nicht von selbst.
Wer hat ihn gerade offen?
Öffnet ein Teammitglied denselben Vorgang, steht das im Kopf des Details. Das ist ein Hinweis, keine Sperre – damit ein Rückruf nicht doppelt erfolgt.
Gelesen-Status
Standardmäßig hat jede Person ihren eigenen Gelesen-Status. Unter Einstellungen → Firmendaten können Inhaber und Administratoren Gelesen-Status für die ganze Praxis einschalten: Dann ist ein Vorgang für alle gelesen, sobald ihn jemand öffnet.
Tipp
Arbeiten Sie den Reiter Heute von oben nach unten ab. Was Sie übernommen haben, bleibt dort, bis Sie es erledigen.
Passt dazu
- Einen Vorgang bearbeitenErledigen, antworten, Notiz, Anliegen, Fälligkeit und Abspalten im Detail
- Vorgänge suchen und filternSuche, Filter und Sortierung im Posteingang
- Mehrere Vorgänge auf einmal bearbeitenVorgänge gemeinsam erledigen, zuweisen oder zusammenführen
- Zuständigkeiten einrichtenAnrufe erreichen die Personen, die sie bearbeiten — statt alle gleichzeitig